DetikSR.id Jakarta, Menteri Komunikasi dan Digital (Menkomdigi) Meutya Hafid menegaskan bahwa prinsip T3, yakni Terhubung, Tumbuh, dan Terjaga, menjadi fondasi penting dalam penguatan pengarsipan digital di lingkungan pemerintahan. Penerapan prinsip tersebut dinilai strategis untuk membangun tata kelola data yang terintegrasi, meningkatkan efisiensi program pemerintah, serta memperkuat transparansi dan akuntabilitas pelayanan publik.
Menurut Meutya, pengarsipan digital tidak boleh dipandang sebatas proses memindahkan dokumen fisik ke dalam format elektronik. Lebih dari itu, kearsipan merupakan bagian integral dari tata kelola pemerintahan digital yang memastikan setiap proses kerja, pelaksanaan kebijakan, dan penggunaan sumber daya terdokumentasi secara akurat serta dapat dipertanggungjawabkan.
“Pencatatan yang akurat harus menjadi kebiasaan dalam setiap proses kerja. Bagi kami, pencatatan menjadi nomor satu. Data harus akurat, tidak boleh salah menyampaikan,” kata Meutya dalam keterangannya di Jakarta, pada (16/10/2026).
Pernyataan tersebut disampaikan dalam acara Penyerahan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi) yang mengusung tema “Empowering the Future: Arsip Terhubung, Kinerja Tumbuh, Integritas Terjaga” di Jakarta, pada (15/10/2026).
Meutya menjelaskan, prinsip T3 memiliki keterkaitan erat dengan agenda transformasi digital pemerintah. Ketiga prinsip tersebut menjadi landasan untuk memastikan arsip dikelola bukan hanya sebagai rekaman administratif, melainkan juga sebagai sumber informasi strategis yang mendukung efektivitas organisasi dan peningkatan kualitas layanan publik.
Dalam prinsip Terhubung, pengelolaan arsip diarahkan untuk memastikan data dan dokumen dapat terintegrasi serta dimanfaatkan lintas unit kerja.
Integrasi ini penting untuk mengurangi fragmentasi informasi, meminimalkan duplikasi pencatatan, dan mempercepat akses terhadap dokumen yang dibutuhkan dalam proses koordinasi maupun pengambilan keputusan.
“Dalam konteks kearsipan digital, Terhubung berarti memastikan data dan arsip dapat terintegrasi serta dimanfaatkan lintas unit kerja untuk mendukung produktivitas dan pengambilan keputusan,” ujar Meutya.
Sementara itu, prinsip Tumbuh menempatkan arsip sebagai sumber pembelajaran dan instrumen evaluasi organisasi. Rekam jejak program, hasil evaluasi, serta dokumentasi pelaksanaan kebijakan dapat menjadi dasar untuk mengidentifikasi kekurangan, memperbaiki proses kerja, dan meningkatkan efisiensi pelaksanaan program berikutnya.
Dengan dokumentasi yang tertata, pemerintah memiliki pijakan informasi yang lebih kuat untuk merumuskan kebijakan berbasis bukti. Pendekatan ini juga memungkinkan evaluasi program dilakukan secara lebih terukur, sehingga perencanaan dan pelaksanaan kebijakan tidak semata-mata bergantung pada ingatan, asumsi, atau informasi yang tersebar di berbagai unit kerja.
Adapun prinsip Terjaga menekankan pentingnya perlindungan terhadap keamanan, keutuhan, kerahasiaan, dan keberlanjutan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Pengelolaan arsip digital harus disertai pengendalian akses, pemeliharaan dokumen, serta mekanisme perlindungan yang memadai untuk mencegah kehilangan, kerusakan, perubahan tanpa kewenangan, maupun penyalahgunaan informasi.
Pada saat yang sama, pengelolaan arsip harus memperhatikan klasifikasi dan masa retensi. Arsip yang masih memiliki nilai guna perlu dipelihara sesuai ketentuan, sedangkan pemusnahan hanya dapat dilakukan berdasarkan jadwal retensi, prosedur, dan kewenangan yang berlaku.
Dengan demikian, digitalisasi tidak hanya mempercepat pengelolaan dokumen, tetapi juga menjaga integritas dan kepatuhan dalam penyelenggaraan pemerintahan.
Fondasi Penting Bagi Pemanfaatan Kecerdasan Artifisial
Meutya menilai penguatan kearsipan digital melalui prinsip T3 semakin relevan di tengah perkembangan kecerdasan artifisial atau artificial intelligence (AI) yang mulai membuka berbagai peluang baru dalam penyelenggaraan layanan publik.
Pemanfaatan AI untuk mendukung analisis informasi, mempercepat pemrosesan dokumen, dan meningkatkan efisiensi kerja membutuhkan data yang akurat, terstruktur, relevan, serta dikelola dengan tata kelola yang jelas. Tanpa fondasi data dan arsip yang memadai, penerapan teknologi berisiko menghasilkan informasi yang tidak tepat atau rekomendasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan.
Karena itu, kualitas pengelolaan arsip menjadi salah satu faktor penentu agar pemanfaatan teknologi digital benar-benar memberikan nilai tambah bagi pemerintah dan masyarakat. Integrasi data, ketertiban dokumentasi, serta perlindungan informasi perlu berjalan seiring dengan pengembangan inovasi teknologi.
“Karena kemampuan mengelola, memelihara, menghubungkan, dan mengolah data menjadi salah satu fondasi penting dalam perkembangan teknologi digital,” ujar Meutya.
Dalam konteks tersebut, pengarsipan digital tidak hanya berfungsi untuk menjaga rekam jejak administrasi, tetapi juga menjadi infrastruktur informasi yang menopang pengambilan keputusan dan pengembangan layanan publik berbasis teknologi.
Ketersediaan arsip yang dapat dipercaya membantu memastikan inovasi digital tetap berpijak pada informasi yang dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.
Pengawasan Kearsipan Sebagai Instrumen Perbaikan Kinerja
Meutya berharap penyerahan hasil pengawasan kearsipan internal di lingkungan Komdigi menjadi momentum untuk memperkuat komitmen seluruh unit kerja dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip.
Evaluasi tersebut diharapkan tidak berhenti pada pemenuhan aspek administratif, tetapi ditindaklanjuti melalui perbaikan nyata dalam tata kelola dokumentasi dan pelaksanaan tugas organisasi.
Penguatan kearsipan membutuhkan konsistensi seluruh unit kerja, mulai dari pencatatan yang akurat, pengelolaan dokumen yang tertib, integrasi informasi, hingga perlindungan arsip sepanjang siklus hidupnya.
Kesadaran bahwa arsip merupakan bagian dari pertanggungjawaban kinerja juga perlu menjadi budaya kerja, bukan sekadar kewajiban administratif.
Melalui penerapan prinsip Terhubung, Tumbuh, dan Terjaga, Komdigi diharapkan dapat memperkuat fondasi pemerintahan digital yang lebih terintegrasi, adaptif, dan akuntabel.
Pada akhirnya, keberhasilan pengarsipan digital tidak hanya diukur dari banyaknya dokumen yang telah dialihkan ke format elektronik, tetapi juga dari kualitas informasi yang dihasilkan, keamanan arsip yang dipelihara, serta kontribusinya terhadap peningkatan kinerja pemerintah dan pelayanan kepada masyarakat.
Ervinna
